一份管理多住宅物业管理团队的指南

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租赁代理、物业经理和资产经理是多户型运营团队中的三个重要组成部分。 这是赞助商有效管理这些团队的方法。

介绍

在房地产投资中，通常是赞助商被誉为运营交易中最重要的人或团队。 虽然这是事实，但也要知道发起人通常会有一个团队的成员努力工作，以确保物业的顺利租赁和运营。

在本文中，我们将研究多家庭住宅物业管理团队的职责和责任，包括租赁代理、建筑经理和资产经理。

我们还将研究管理多户家庭物业的员工水平。 我们还将探讨管理多户住宅物业的员工水平，以及影响是否需要更多或更少员工的因素。 我们最后会关注一下，管理运营团队的效率指标。 请继续阅读以获取更多信息。

什么是多家庭房地产运营团队？

在商业房地产中，运营团队（有时称为“多家庭物业管理”团队）负责运营公司和/或物业的日常业务。

取决于公司的组织方式。 这也可能包括寻找待售物业。 在收购房产之后，运营团队将制定并执行该房产的商业计划。 他们将决定是否需要进行房地产改进以最大化资产价值。 运营团队还与租赁代理合作制定营销策略。

运营团队就像职业足球队的教练组一样。 他们制定计划，指挥策略，然后委派给队员执行。 他们的最终目标是优化入住率、租金率，最终提高资产价值。

为此，运营团队还必须管理公司的损益表。 他们的行动决定了业务（或物业）的盈利能力。

例如，一个运营团队可能会研究智能建筑技术，以降低运营成本。 运营团队应该始终着眼未来，展望今天以及未来（6、12、甚至24个月）。 他们必须不仅监控自己的资产，还要关注市场条件和竞争对手。 优秀的运营团队将跟踪他们的进展，相对于内部和外部基准。

当试图履行向投资者承诺的回报时，拥有强大的运营团队是至关重要的。

招租经纪人的角色

一支强大的多户型房地产租赁团队的价值不可高估。 商业招租经纪人将与发起方的运营团队密切合作，为物业制定营销策略。 在寻求促进与物业相关联的“生活方式”或品牌的大型建筑中，这尤其重要。

招租团队将进行全面的市场调研，以确定适当的租金要求。 在多户型住宅的情况下，招租经纪人可能会建议提供激励措施或签约奖金来吸引租户。 对于商业房地产，招租经纪人可能会鼓励发起方提供全面的租户装修（TI）计划。

除了在所有租赁事宜上指导发起方外，招租团队还将管理物业参观活动。 这要求招租团队对所有物业特点和便利设施都要非常了解。

在某些情况下，如果业主希望出租大型商业空间，招租团队可能会拟定一个更广泛地发布给市场的请求租赁提案（RFP）。 这份RFP通常会发给在该市场运作的租户代表，以帮助增加可见度。 他们还将在像 CoStar 和 LoopNet 这样的主要房地产信息发布平台上列出空间。

多户型住宅的招租经纪人还将使用各种媒体在线上列出出租单位。 他们可能会在 Zillow 或 Trulia 等网站上发布。 他们还将寻找通过 Google 广告、Facebook 广告或其他方式向目标人群进行广告宣传的方法。

然后，招租团队将协商租赁协议的条款。 在执行最终租赁协议之前，经纪人将进行任何必要的背景调查、参考检查或信用调查。 招租经纪人还会在租约到期之前监督所有租户的续约事宜。

根据商业物业的规模，招租团队可能会在现场设有办事处。 在其他情况下，招租经纪人只会根据需要定期拜访物业。

物业经理的角色

多户住宅物业经理（有时称为“楼房”经理）负责与维护建筑物及其周围环境有关的日常任务。

物业经理通常是“多面手”。 他们可能会向租户收取租金、进行小型维修或安排承包商前来维护物业。 例如，如果租户的水槽在漏水，他们的第一个电话就会打给物业经理。

然后，物业经理会对情况进行分类处理。 他们将确定他们是否能够解决问题，还是需要叫水管工。

房地产赞助商可能拥有自己的内部多户型物业管理团队。 其他赞助商可能会外包给第三方管理公司。 在任何一种情况下，管理团队都应该有适当的工作人员来管理小型维修和维护工作（例如水暖、电气、暖通空调、园艺、雪地/垃圾清理等）。

多住宅物业管理团队的响应能力在租户满意度方面发挥着重要作用。 在大型物业中，问题肯定会出现。 物业经理如何处理这些问题将决定租户是否感到满意。

在小型的多户公寓物业中，物业经理可能会兼任租赁代理。 在这种情况下，物业经理还将负责宣传物业，监督租赁和续约，主持物业巡视等工作。 然而，在更大的物业中。 租赁和物业管理职能通常会分成专业团队。

资产管理者的角色

许多人将多家庭物业经理和资产管理者混淆。 资产管理者的角色完全不同。 资产管理者通常在“幕后”工作，很少或几乎不会与建筑物租户接触。

多家庭资产管理者会根据他们对整个物业组合的了解，帮助业主做出重要的商业决策。 例如，尽管运营团队可能正在考虑如何改善一栋建筑物， 资产管理者将考虑该物业与业主其他持有物业的关系和影响。

例如，资产管理者可能会确定，在收购新资产时，赞助商承担更多或更少的债务是可以接受的，这取决于赞助商在其整个资产组合中的杠杆水平。

资产管理者还可以帮助分析市场状况并协助进行房地产交易。 他们通常会帮助获得融资，降低债务成本，从而提高资产组合的价值。 他们会编制所有必要的文件来使这成为现实。

资产管理的另一个重要职能是向投资者报告。 资产管理人员将利用其他团队成员提供的信息，创建每月、每季度和/或年度报告。 这些信息对于投资者关系至关重要。

资产管理人员的最终角色是帮助最大化业主的多家庭资产的价值。 这包括寻找任何和所有的方式来增加现金流和降低运营费用。

根据公司的规模，他们可能会有内部资产管理人员。 其他公司将外包这一职能给专门从事多家庭资产管理的第三方机构。 资产管理人员通常会收取一定比例的费用（通常是资产价值的一定比例）作为他们的服务费用。

需要多少团队成员？

正如您所看到的，业主需要各种专业人员来有效地运营多家庭投资物业。 他们需要的专业人员数量因多种因素而异。

我们考虑一下拥有300个单位的多家庭公寓大楼。 一般而言，这么多单位通常需要：

• 1个运营经理
• 1个租赁总监+2个租赁代理
• 1个维护主管+1个全职维护技术人员+1个全职园艺工
• 1个内部资产管理人员

影响需要多少员工的因素有很多，包括：

• 多家庭物业的年龄和系统状况：年龄较大的多家庭物业往往需要更多的维修和保养工作，这可能需要在团队中增加更多的物业管理人员。 较新的物业和系统通常需要较少的积极物业管理。
• 物业的场地和设施：具有大量场地、设施和其他共享空间的大型多家庭物业往往需要更多的维护。 这可能包括负责清洁公共区域、俱乐部会所和/或游泳池的人员。
• 单元分散度：如果公寓位于同一栋建筑内，这将使回答租户查询变得更加容易。 如果单位分布在一个分散的组合中 – 例如，多栋建筑物，每栋建筑物中的单位较少 – 那么对于租赁代理人来说可能会更加困难。
• 空置率和预期周转率：租赁代理人的数量可能会根据建筑物当前的空置率和租户周转率而变化。 例如，购买增值型多家庭物业的人在执行改进工作并努力重新品牌和租赁建筑物时可能需要更多的员工。 相反，购买已经稳定的资产的人可能可以通过较少的租赁代理人来管理。

在大型物业中，特别是在有300多间公寓的社区中，许多这些工作人员将位于现场。 这使得团队能够高度响应潜在租户的咨询和现有租户的需求。

较小的多家庭物业通常不需要现场人员。 在这种情况下，业主可能会决定在其物业组合中共享员工。 或者，业主可能会决定外包其中一些职能，而不是拥有专门的全职员工。

一些多家庭物业的业主对于拥有如此庞大的现场团队持谨慎态度。 他们可能只需要最基本的员工来勉强维持日常运营。 一个小团队可能能够跟上必要的职责。 然而，过分压榨一个团队可能会对收入产生不利影响。

如果回应维修请求需要更长时间（或者更糟糕的是，业主放弃了预防性维护），那么租户将不满意，这将对收入产生不利影响。 这可能会导致更大的建筑问题，以及更高的租户流失率。 优化团队人数的适当性是关键。

如何激励多家庭房地产管理团队

有几种方法可以激励运营团队（包括租赁代理、物业和资产管理人员）。

一种方法是赋予团队自主权。 经营团队可以与业主合作制定业务计划和预算，从而获得自主权。 在实施计划时，现场团队将定期向所有权人报告，并在需要时请求批准。

为此，业主可以授权运营团队在某些支出方面拥有高达XYZ美元的预算权限。 例如，假设一栋公寓楼的屋顶开始渗漏。 如果业主已经授权物业经理在紧急情况下可自行支配高达10,000美元的维修费用，那么物业经理就可以代表业主团队快速有效地应对。

同样地，出租团队可能会被授权每月在市场营销和广告方面支出高达5,000美元。 这个维护团队可能被允许在每次租客换房时花费类似金额的预算来刷新每个住房单位。

为管理团队提供自治权是表现对该团队的信任的一种方式。

为了进一步激励团队，多家族住宅业主可以提供在达到某些里程碑时支付的财务奖金。 例如，一个负责填满新建公寓大楼的租赁团队可能会在达到50％，75％和95％的入住率时获得现金奖金。

物业经理有时会根据收集的租金的一定百分比收取奖金。 这种结构有助于激励多家庭住房经理按时全额收取租金。 资产经理成功促成资产的购买、再融资或处置可能会获得奖金。

KPIs 监测运营团队效率

我们经常说，“不能衡量的就不能管理”。 为此，赞助商应该制定关键绩效指标（KPI），以衡量他们的管理团队相对于其他团队的有效性。 以下是一些做法：

• 空置率：赞助商希望知道他们的多户住宅物业的空置率与市场上其他物业的比较情况。 如果他们的空置率更高，这可能意味着出租团队效率低下和/或价格定得太高。 如果空置率异常低，这可能意味着出租单位的租金低于市场租金。
• 准时付款：多家庭赞助商应努力使90％的租金准时收取。 如果没有达成这个目标，这可能意味着运营团队没有积极追求租户付款。 这也可能意味着应该在租约中加入滞纳金条款。
• 总收入：业主将希望仔细监控他们的现金流，包括所有来源收集的总收入。 他们应该寻找增加更多收入来源的新方法（例如，洗衣、有线和无线服务等），以增加净营业收入。
• 维修和保养成本：很多情况下，业主在不知道这些成本是否符合市场平均水平的情况下盲目支付维修和保养费用。 应当记录所有维修和保养成本的日志。 可以将这些成本与其他供应商进行比较，以确定是否有其他供应商能够更有效地完成某些维修和保养工作。
• 将单位准备好出租的成本：运营团队应该建立流程，尽快为重新出租之前的单位进行装修。 他们可以通过在所有现有单位中使用单一的油漆颜色（批量购买以降低成本）来实现这一目标。 他们还可以准备好额外的固定装置和电器，以确保快速和低成本的周转。
• 租户流失：大多数租户在公寓居住12至24个月。 在郊区和农村地区，这通常会更长一些（24-48个月）。 无论如何，业主都应密切监控他们的周转率。 如果居民不满意，周转率可能会很高——通过出色的管理可以改善这种情况。

结论

今天在这里强调的多户住宅物业管理团队成员都是运营盈利租赁物业不可或缺的一部分。 团队越协作，物业就越有可能获得更高的盈利。 当这些团队成员得到业主的清晰指导时，投资商用物业将变得近乎无缝。

如果您想了解更多关于我们如何构建、管理和激励我们的运营团队的方式，请立即联系我们。 我们非常自豪地成为一家垂直一体化的公司，并为我们所有员工提供卓越的机会。 当他们做得好的时候，我们一起共同受益。