La inversión en apartamentos se trata de generar flujo de efectivo positivo. ¡Por supuesto! Para generar flujo de efectivo, ¡las unidades deben ser alquiladas!
Minimizar la vacancia es uno de los trabajos más importantes de los administradores de propiedades. Los expertos de la industria a menudo se refieren a esto como «poner cabezas en las camas
Algunos administradores de propiedades simplemente reducirán los alquileres para volver a arrendar las unidades rápidamente (para conseguir esas cabezas en las camas). Otros adoptarán un enfoque más reflexivo para reducir el tiempo de inactividad sin reducir los alquileres.
En este artículo, veremos 9 consejos para ahorrar tiempo y dinero al volver a arrendar apartamentos.
1. Asegúrese de estar atento a las condiciones del mercado.
Con demasiada frecuencia, los propietarios arriendan su propiedad y, una vez estabilizada, dejan de prestar atención a las condiciones del mercado. Las condiciones del mercado siempre están cambiando. Esto es cierto tanto a nivel micro como macro.
Por ejemplo, a nivel local, puede haber una nueva comunidad de apartamentos que esté saliendo al mercado y que competirá directamente por sus inquilinos. A nivel macro, las condiciones económicas. Por ejemplo, los despidos. Lo que puede afectar lo que los inquilinos están dispuestos a pagar por el alquiler.
Es importante que los propietarios estén constantemente pendientes del mercado. De esta manera, cuando un inquilino se muda, pueden ajustar sus planes en consecuencia.
Este podría ser un caso en el que el mercado está caliente y una unidad tiene poco desgaste. En estas situaciones, los apartamentos pueden necesitar solo una actualización ligera antes de volver a alquilarse por un precio alto.
En otros casos, como cuando se compite con productos nuevos. Un propietario podría usar esto como una oportunidad para movilizarse rápidamente y hacer mejoras más sustanciales en la unidad.
Abastécete de suministros «estándar» (por ejemplo, pintura, accesorios, electrodomésticos).
Los administradores de propiedades pueden ahorrar tiempo cuando saben qué color de pintura, alfombra y electrodomésticos se necesitan. Los propietarios deberían considerar estandarizar sus unidades con el mismo esquema de pintura, iluminación y suelo.
De esa manera no necesitas gastar tiempo buscando coincidencias de colores de pintura. Especialmente al tratar de ahorrar tiempo antes de que un nuevo inquilino se mude. Esto puede reducir unos días en el proceso de renovación del apartamento.
Algunos administradores de propiedad comprarán suministros al por mayor y los almacenarán en algún lugar del sitio (o cerca). De esa manera, cuando una unidad queda vacante, no tienen que preocuparse por encontrar los suministros adecuados. Todo lo que necesitan estará disponible previamente.
¡Lo mejor de todo es que evita tener que lidiar con problemas de cadena de suministro que han sido tan disruptivos en los últimos dos años!
Esta es la mejor manera de abordar el desgaste ligero antes de que se mude un nuevo inquilino. Si hay más que solo desgaste rutinario. Asegúrate de tomar fotos para que puedas deducir las reparaciones del depósito de seguridad del inquilino.
3. Utilizar estrategias de pre-alquiler
Los esfuerzos de alquiler deben comenzar tan pronto como un inquilino te notifique que no renovará el contrato de arrendamiento. Idealmente, los esfuerzos de preventa resultarán en muy poco (si es que hay alguno) tiempo de inactividad del apartamento.
Por ejemplo, un inquilino te dice el 1 de abril que no renovará su contrato de arrendamiento, que vence el 31 de agosto. Puedes usar los próximos meses para que los inquilinos se interesen en mudarse el 1 de septiembre. O poco después.
Las estrategias de pre-alquiler incluyen mostrar la unidad mientras aún está ocupada por los inquilinos actuales. La mayoría de los contratos de arrendamiento contendrán una disposición que permita al propietario hacerlo. Asegúrate de dar a los inquilinos actuales un aviso apropiado (al menos 24-48 horas, si no más).
Si tu apartamento está ubicado en un área con alta demanda. Podrías pasar de 2 a 3 semanas anunciando en varios sitios web y luego hacer un evento de puertas abiertas.
El modelo de evento de puertas abiertas. Si bien a menudo se usa tradicionalmente para casas en venta, también se puede usar para alquileres.
Esta es una gran estrategia de pre-alquiler porque ahorra tiempo y es menos disruptiva para los inquilinos actuales. si los inquilinos saben que solo necesitarán tener personas en su unidad una vez. Es más probable que cooperen limpiando la unidad con anticipación.
4. Enfoca tus esfuerzos en las prioridades del inquilino (por ejemplo, la limpieza de renovación del apartamento)
Si estás tratando de alquilar una unidad rápidamente. Es importante considerar las cosas a las que los inquilinos prestan más atención. Por ejemplo, la calidad de las cocinas, los baños y el área de estar. Si no tienes los recursos para mejorar estas áreas, enfócate en la limpieza en su lugar.
Algunas personas arrendarán una unidad desactualizada. Sin embargo, esto no cambia que quieren sentirse bien al mudarse a un lugar que esté especialmente limpio.
Es importante asegurarse de no escatimar en la limpieza profunda después de que un inquilino se mude.
La limpieza profunda también envía un mensaje a los inquilinos de que te importa la propiedad. Esto establece la expectativa de que ellos también deben cuidar su apartamento.
Si tu equipo no puede hacer una limpieza completa de cambio de apartamento (especialmente con poco tiempo de anticipación). Es mejor estar preparado para contratar un servicio de limpieza profesional de terceros que pueda encargarse de esto de inmediato.
Es importante tener en cuenta que si sabes cuándo un inquilino va a desocupar una unidad. Deberías tratar de tener un equipo de limpieza profesional allí en un plazo de 24 horas. Esto ahorra tiempo y dinero, ya que los administradores de propiedad pueden empezar a mostrar la unidad inmediatamente después.
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5. Limpia el patio y las entradas delanteras.
Para muchos posibles inquilinos, las primeras impresiones son todo. Incluso si no invierte en un nuevo paisajismo. Asegúrese de que el área desde el camino de entrada hasta la puerta de entrada y el vestíbulo estén limpios Esto implica asegurarse de que las hojas estén rastrilladas, las malezas se hayan arrancado y los arbustos se hayan podado.
Algunos administradores de propiedades pueden estar realizando exhibiciones al atardecer o por la noche. Es importante asegurarse de que el estacionamiento, los senderos y la puerta principal estén bien iluminados.
Asegúrese de que la entrada principal también esté limpia. Asegúrese de que la zona esté libre de cualquier desorden o bloqueo. Esto no solo es poco atractivo para los inquilinos, ¡sino que también es un problema de seguridad! Pequeños detalles, como colgar plantas y una estera de temporada, también indicarán que la propiedad está bien cuidada.
6. Establecer un proceso para auto-mostrar.
Auto-mostrarse se ha vuelto cada vez más popular como resultado de la pandemia. Una auto-muestra es cuando las llaves de una unidad se dejan en una caja de seguridad o en un teclado eléctrico. Eso permite que los posibles inquilinos visiten la propiedad a su gusto.
Esto reduce la necesidad de coordinar con agentes de visitas o administradores de propiedades. Las auto-muestras pueden ahorrar tiempo y dinero sustancial.
El beneficio de los autotours es que permite a las personas visitar la unidad cuando mejor les convenga. Además, elimina cualquier presión por parte de los agentes para completar una solicitud en el momento.
Sin embargo, hay algunas cosas importantes a considerar si planea utilizar auto-mostradores.
- Las visitas autoguiadas son mejor utilizadas en alquileres de casas unifamiliares o grandes comunidades de apartamentos. Pueden ser más disruptivas en edificios de apartamentos de 2 a 10 unidades. Como esta es la ubicación donde los inquilinos no están acostumbrados a que extraños entren y salgan del edificio.
- Es importante hacer una preselección de los inquilinos antes de permitir una auto-visita. La mejor práctica es tomar una copia de la identificación del prospecto. De esa manera, podrás poner una retención temporal en su tarjeta de crédito. Esto es para protegerse contra cualquier daño que puedan causar mientras estén en el lugar.
- En lugar de dejar las llaves en una caja de seguridad, algunos propietarios prefieren utilizar sistemas de entrada sin llave. Algunas cerraduras permiten al propietario dar códigos temporales a las personas. El código solo será válido por un cierto período de tiempo, por ejemplo, el martes de 6 a 8 de la tarde. Esto asegura que el prospecto solo pueda acceder a la unidad cuando han indicado que estarán allí. Una cerradura «inteligente» como esta también puede rastrear exactamente cuándo se accedió a la unidad.
- El inconveniente de las visitas autoguiadas es que no hay administradores de la propiedad presentes en el lugar. Esto hace que sea difícil responder a cualquier pregunta que los prospectos puedan tener. Debe tener siempre un agente disponible por teléfono durante la visita personal sin agente. Esto les permite a los inquilinos hacer preguntas si es necesario.
- El seguimiento después de una visita autoguiada es un paso esencial para asegurar al inquilino. Los administradores de la propiedad deben contactar inmediatamente a los prospectos para ver si tienen preguntas o si están interesados en avanzar. Si es así, el propietario/agente/administrador de la propiedad debería ser capaz de enviar documentos electrónicos de inmediato para comenzar el proceso. ¡Recuerda, el tiempo es esencial!
7. Tener procesos sólidos de selección en su lugar.
Una forma de ahorrarte dolores de cabeza es preseleccionando a los inquilinos antes de mostrar la unidad. Asegúrate de que los posibles inquilinos cumplan con los criterios de tu empresa.
Por ejemplo, algunos propietarios requieren que las personas ganen al menos 3 veces la renta mensual y tengan una puntuación crediticia superior a 650 para calificar. Si filtra a las personas con anticipación, esto reduce las visitas innecesarias a personas que no calificarán en última instancia.
Este es también un buen momento para suscribirse a cualquier aplicación o servicio de software que planees utilizar para la selección de inquilinos. Hay varios programas que los propietarios pueden usar para realizar verificaciones de crédito, verificar el empleo y el historial de alquiler.
De esta manera, cuando un posible inquilino esté interesado en su apartamento multifamiliar, puede actuar con rapidez. Eso ahorra tiempo y dinero mientras intentas acelerar el cambio de apartamentos.
8. Utilice la tecnología para firmar contratos de arrendamiento y recopilar depósitos de seguridad.
Los días de los contratos de arrendamiento en papel y escribir cheques físicos ya pasaron. En la mayoría de los casos, los inquilinos prefieren utilizar la tecnología para toda comunicación de alquiler, papeleo e intercambio de dinero.
Afortunadamente, existen varios programas de software de gestión de propiedades multifamiliares bien evaluados. Estos programas están específicamente diseñados para propietarios y administradores de propiedades multifamiliares. Proporcionarles una amplia variedad para elegir es muy importante en estos días. Algunos de los programas más populares incluyen:
- Avail ofrece un servicio gratuito para propietarios de edificios de apartamentos multifamiliares. Una vez que los inquilinos estén interesados en una unidad. El programa puede enviar automáticamente a los interesados en una unidad una solicitud de alquiler. La solicitud les pregunta sobre su empleo, historial de residencia y más.
Los propietarios también pueden ejecutar una verificación de crédito de TransUnion directamente a través de Avail. Suponiendo que todo parece estar bien, los propietarios pueden utilizar Avail para completar los contratos de alquiler y recoger los depósitos de seguridad y los pagos de alquiler. Avail también permite a los propietarios seguir comunicándose con sus inquilinos después de la ocupación. Muchos propietarios utilizarán el software para realizar seguimiento a las solicitudes de reparación y mantenimiento también.
- TenantCloud Es un software que permite a los propietarios hacer muchas de las mismas cosas que Avail y sin costo alguno. Sin embargo, aquellos que opten por una membresía paga también tendrán acceso a otros beneficios. Por ejemplo, una membresía paga de TenantCloud permite a los propietarios crear sus propios sitios web personalizados para ayudar a publicitar sus propiedades multifamiliares.
TenantCloud también se ha asociado con Rentler para enviar posibles inquilinos a los propietarios. El programa de comunicación y mantenimiento de TenantCloud también es ligeramente más sofisticado. For example, los inquilinos pueden adjuntar fotos a sus solicitudes de mantenimiento. El arrendador puede entonces cargar sus propias imágenes para verificar que el trabajo ha sido completado.
- PayRent es un programa de software más enfocado. Se enfoca exclusivamente en pagos de renta y maneja este proceso de manera increíblemente eficiente. PayRent puede recolectar pagos, incluyendo depósitos de seguridad, a través de ACH/tarjetas de débito Y tarjetas de crédito.
Esto es una característica única ya que no muchos programas ofrecen pagos con tarjeta de crédito. Por lo tanto, esta es una característica especialmente única. The program cobra un recargo del 3,5% para cualquier inquilino que pague con tarjeta de crédito. Esto asegura que los propietarios no incurran en cargos de procesamiento de tarjetas de crédito. PayRent también envía automáticamente facturas, recordatorios de pago, avisos de morosidad, cargos por mora y recibos. Translation: Los propietarios de propiedades multifamiliares tienen acceso a un panel de control elegante. Esto es donde PayRent resume los cargos y pagos próximos, los saldos pendientes, las deducciones de depósitos de seguridad y más, y los propietarios de propiedades multifamiliares tienen acceso a un panel elegante.
- AppFolio es una aplicación de gestión de propiedades basada en web que es ampliamente utilizada por propietarios de apartamentos. Nuestros administradores de propiedades y agentes de arrendamiento usan Appfolio aquí en Smartland.
AppFolio centraliza muchas funciones de gestión de propiedades. Esto incluye, pero no se limita a la selección de inquilinos, acuerdos de alquiler en línea, recolección de alquileres, depósitos de seguridad y órdenes de trabajo. AppFolio tiene una interfaz elegante y fácil de usar que facilita la gestión de viviendas multifamiliares de todo tipo. También tiene un plan gratuito. Sin embargo, la mayoría de los administradores de propiedades optan por los planes pagados debido a las capacidades del software. El precio se basa en una tarifa por unidad, por mes. Esto es con algunas de las tarifas más competitivas de todas las plataformas presentadas aquí hoy.
9. Siempre priorice la retención de inquilinos.
Si bien es importante realizar los cambios de apartamentos rápidamente, la mejor manera de minimizar la vacancia es mantener a los inquilinos existentes en su lugar. Dicho esto, aquellos individuos que poseen edificios de apartamentos siempre deben comenzar enfocándose en la retención de inquilinos.
Hay muchas pequeñas cosas que los administradores de propiedades pueden hacer para mantener a los inquilinos contentos.
La primera es la comunicación clara y efectiva. Los inquilinos quieren que los administradores de propiedades sean receptivos. Si se comunican con una pregunta o preocupación, asegúrese de responder dentro de las 12-24 horas (cuanto antes, mejor).
Incluso si no puede abordar el problema de inmediato. Es importante responder rápidamente diciéndoles que ha recibido el mensaje y que está trabajando en una respuesta/solución.
En segundo lugar, tome en serio las solicitudes de reparación y mantenimiento. Si un inquilino le dijera que su inodoro está funcionando continuamente. Asegúrese de que un administrador de propiedades o un fontanero responda dentro de las 24 horas para abordar el problema. Esto no solo resuelve el problema, sino que también evita que ocurran problemas mayores.
Por ejemplo, si ese inodoro continúa funcionando continuamente, puede causar una fuga en la unidad de abajo. Ahora está tratando con un inodoro, una fuga y posiblemente daños en el techo en múltiples unidades.
Para asegurarse de ahorrarle problemas, tome medidas siendo altamente receptivo a las solicitudes de reparación y mantenimiento.
Finalmente, es importante prestar mucha atención a los detalles. Tómese el tiempo para hacer pequeños gestos.
Si tiene un pequeño edificio de apartamentos, considere comprar un pastel para cada unidad en Acción de Gracias. Esta es una forma sencilla de mostrar su gratitud de que hayan elegido hacer su hogar con usted.
En comunidades de apartamentos más grandes, puede decidir organizar reuniones sociales gratuitas de vez en cuando.
Estas son cosas rentables que pueden tener un gran impacto en mantener a los inquilinos felices. ¡Esos inquilinos felices siempre tienen más probabilidades de renovar su contrato de arrendamiento año tras año!
Conclusión
Cada día que una unidad permanece vacía, es un día de ingresos perdidos. Si una unidad permanece vacía durante cualquier período de tiempo, eso puede prácticamente eliminar las ganancias.
Tener procesos establecidos para renovar las unidades rápidamente es esencial para minimizar la vacancia. En el mercado actual, donde los alquileres son escasos. Las unidades deben volver a alquilarse rápidamente después de que un inquilino se muda. Los propietarios considerados tendrán el proceso de entrega del apartamento perfeccionado hasta convertirlo en una ciencia.
